¿Sigo necesitando QuickBooks si uso Wihemi Travel?

Sí. Conserva QuickBooks. Wihemi Travel no reemplaza tu sistema de contabilidad, y nunca se construyó para eso.

Si hoy llevas tus libros en QuickBooks, y tu contador trabaja ahí, nada de eso tiene que cambiar. Wihemi se encarga de la parte para la que QuickBooks nunca fue diseñado, que es la vida de una reserva, y después le entrega a QuickBooks cifras que ya cuadran.

Esa es toda la relación en dos frases. El resto de este artículo explica por qué los dos no son una elección, y para qué sirve cada uno.

Para qué sirve QuickBooks

QuickBooks es un libro mayor. Es el libro de registro de tu negocio. Sabe cuánto dinero entró, cuánto salió, cuánto debes en impuestos y cuál fue tu utilidad el trimestre pasado. Es muy bueno en esto, millones de negocios dependen de él, y tu contador seguramente lo domina con soltura.

Lo que hace un libro mayor, por diseño, es registrar las transacciones después de que ocurren. Un depósito entra a tu banco, y QuickBooks registra que entró un depósito. Sale un pago con tarjeta a un proveedor, y QuickBooks registra que salió un pago. Captura el dinero cuando se mueve. Ese es su trabajo, y lo hace bien.

Para qué no sirve

Aquí está el vacío, y no es un defecto de QuickBooks. Simplemente queda fuera de lo que la herramienta fue diseñada para hacer.

Una reserva de viaje tiene una vida. Un cliente paga un depósito, luego un saldo. Tú le pagas a una aerolínea, a un hotel, a un operador, a veces en otra moneda. Ganas una comisión, o la repartes con un agente. El viaje cambia. Alguien cancela. Sale un reembolso. Todo eso pertenece a una sola reserva, y se desarrolla a lo largo de semanas o meses.

QuickBooks ve los movimientos de dinero por separado. No ve la reserva a la que pertenecen. Un depósito aparece en el banco como efectivo sin asignar, un número sin ninguna reserva atada a él. Un pago a proveedor aparece como un gasto, sin nada que confirme que correspondía a lo que realmente se debía en un viaje específico. El libro mayor tiene razón en los totales y está ciego ante la historia que hay detrás.

Esa ceguera es donde las agencias de viajes pierden dinero y visibilidad en silencio. No porque alguien haya hecho algo mal, sino porque la herramienta que registra el dinero nunca fue pensada para seguir la reserva. Es el mismo vacío que suele destapar una auditoría, en los hallazgos que revisamos aquí.

Un ejemplo

Toma una reserva. Los números aquí son inventados, pero la forma es real.

Un cliente reserva un viaje por 4,000 dólares. Paga 1,500 de depósito en marzo y el saldo de 2,500 en abril. El viaje tiene dos proveedores: una aerolínea a la que le pagas 2,100 dólares, y un hotel al que le pagas 900 en euros. Tu comisión sobre la parte que no es aérea es del 15 por ciento. En mayo el cliente cambia el hotel, y regresan 200 dólares como reembolso.

En QuickBooks, esa reserva no es una reserva. Es un depósito de 1,500, un depósito de 2,500, un pago de 2,100, un pago en euros y un reembolso de 200. Seis o siete líneas separadas en el movimiento bancario, repartidas en tres meses, ninguna etiquetada con el viaje al que pertenece. Para responder una pregunta sencilla, "¿ganamos dinero en ese viaje, y está pagado por completo?", alguien tiene que volver a armar todo a mano.

En Wihemi, es una sola reserva. Los dos pagos del cliente quedan atados a ella. Los dos costos de proveedor quedan atados a ella, el de euros convertido y registrado al tipo de cambio del día. La comisión se calcula automáticamente. El reembolso queda registrado, con la fecha y quién lo ingresó. En cualquier momento puedes abrir esa reserva y ver, en un solo lugar, en cuánto se vendió, cuánto costó, cuánto ganaste, cuánto se debe todavía y cada cambio que jamás tuvo.

Luego, al cierre del mes, Wihemi no le pide a QuickBooks que haga nada de eso. Le entrega a QuickBooks los totales que ya sabe registrar: ingresos, costo de ventas, la comisión, el reembolso. Cifras que ya cuadran, porque se conciliaron en la reserva, en el momento en que ocurrió cada transacción.

Son dos preguntas distintas, y una agencia de viajes tiene que responder las dos. El libro mayor responde la primera. La capa de la reserva responde la segunda. Hazle a QuickBooks la segunda pregunta y obtienes una hoja de cálculo y una tarde de trabajo. Hazle a Wihemi la primera y te remite a tu contador, que es exactamente donde esa pregunta pertenece.

Por eso no es lo uno o lo otro

Por eso la comparación es el marco equivocado. No es Wihemi contra QuickBooks, igual que no es tu calendario contra tu correo. Están uno al lado del otro y hacen trabajos distintos.

• Wihemi es la capa de la reserva. Captura cada reserva, pago, costo de proveedor, comisión y cambio, en la moneda en que ocurrió, con un historial de auditoría completo.
• QuickBooks es la capa del libro mayor. Es tu libro de registro, tu base fiscal, lo que tu contador cierra a fin de año.

Wihemi alimenta a QuickBooks. No compite con él. Conservas a tu contador, conservas tu libro mayor, y dejas de reconstruir reservas a mano al cierre del año. Si eso de reconstruir te suena familiar, la causa de fondo casi siempre es el proceso, no las personas, algo que explicamos aquí.

Qué hacer si ya usas QuickBooks

No hay nada que deshacer. Si QuickBooks te funciona para tus libros y tu contador está cómodo ahí, deja todo eso en su lugar. La pregunta no es si cambiar. La pregunta es si el detalle a nivel de reserva, la parte que QuickBooks no puede ver, hoy vive en hojas de cálculo y en los correos de la gente. Si es así, ese es el vacío que Wihemi llena.

Parte del panorama completo: lee la guía de contabilidad back-office para agencias de viajes.